O tym, jak zapobiec wypaleniu zawodowemu pracowników w dobie kiedy czas to jedna z najcenniejszych wartości jaką dysponuje człowiek stanowiąca również jeden z najistotniejszych elementów w świecie biznesu – pisze
Sebastian Kisiel z Citrix Systems Poland.
Korzystając z niewłaściwie wdrożonych technologii, procesów czy aplikacji, które spowalniają naszą pracę codziennie jesteśmy z niego ‘okradani’. Często pracujemy w nocy, a nawet w weekendy, aby to nadrobić. A to kosztuje. Dane z Amerykańskiego Instytutu ds. stresu pokazują, że amerykańscy pracownicy należą do najbardziej przepracowanych na świecie – spędzając w pracy ogromną ilość godzin. Mimo to, rezultaty ich pracy są coraz gorsze. Czemu tak się dzieje i dlaczego zjawisko to nie dotyczy jedynie pracowników USA, a także wielu innych na całym świecie, w tym również w Polsce?
Codziennie jesteśmy rozpraszani i odrywani od pracy za sprawą mediów społecznościowych; nieumiejętnie zaprojektowanej przestrzeni, w której działamy, współpracowników czy konieczności wykonywania powtarzających się i żmudnych zadań administracyjnych. To wszystko ma wpływ na to, czy jesteśmy w stanie w terminie wykonać swoje obowiązki oraz jak produktywni jesteśmy. Opóźnienia czy braki realizacji wyznaczonych zadań służbowych generują stresogenne sytuacje, w wyniku czego wiele osób cierpi na syndrom wypalenia zawodowego. W maju Światowa Organizacja Zdrowia oficjalnie uznała syndrom wypalenia za chorobę zawodową. Według firmy badawczej Gallup dwie trzecie pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin doświadczyło go w pracy.
Co z tym kryzysem?
„Kryzys związany z wypaleniem pracowników”, badanie przeprowadzone przez Kronos International i Future Workplace pokazało, że jest on obecnie najwyższy w historii. Wypalenie pracowników osiągnęło rozmiary epidemii, a koszty długofalowego ignorowania tego zjawiska zapewne okażą się wysokie.
Wypalenie zawodowe pracowników nie pozostaje bez wpływu na produktywność i bywa źródłem nasilonych nieobecności w pracy, co daje pracodawcy podstawy do podważenia ich zaangażowania. W wielu organizacjach taka sytuacja utrudnia zbudowanie i utrzymanie wydajnego zespołu, niezbędnego do tego by móc z sukcesem konkurować w biznesie. Mając to na uwadze, spora część firm zastanawia się nad wprowadzeniem czterodniowego tygodnia pracy, jednocześnie zachęcając swoich pracowników do zaprzestania pracy po godzinach.
Dlaczego wypalenie zawodowe jest dziś tak powszechne?
Działamy w środowisku cyfrowego szumu. Urządzenia mobilne, aplikacje, narzędzia firmowe takie jak Slack czy Microsoft Teams otworzyły dla nas zupełnie nowe możliwości w zakresie interakcji, zaangażowania i współpracy stając się kolejnym kanałem, który walczy o naszą codzienną uwagę. Dodatkowo z racji sposobu działania wymagają od nas szybkiej reakcji, co w przypadku natłoku obowiązków służbowych może być bezpośrednio przyczyną nasilającego się stresu, a stąd jak już wiadomo prosta droga do wypalenia. Szacuje się, że co około dwie minuty dostajemy wiadomość e-mail, SMS, nowego tweet’a, Slack’a, etc. Co sprawia, że ciągle zmieniamy kontekst wykonywanych zadań i średnio około 26 minut zajmuje nam, by ponownie skupić się na czynności, którą wykonywaliśmy wcześniej. Dlatego często pracujemy po godzinach, kiedy jest cicho i możemy się skupić, ponieważ paradoksalnie to również dzięki technologii możemy to robić z dowolnego miejsca, urządzenia i bez ram czasowych.
Mimo wielu narzędzi, które mają pomóc nam zautomatyzować i usprawnić zadania biznesowe, IDC szacuje, że nadal spędzamy blisko 30 procent czasu na poszukiwaniu potrzebnych nam do pracy informacji. Ponadto marnujemy ponad 32 dni w roku na przełączanie się między aplikacjami do zadań administracyjnych. Technologie, które stworzyliśmy z myślą o tym, by ułatwiały nam poszczególne zadania działają dwubiegunowo: z jednej strony rozpraszają nas odrywając od obowiązków, powodując stres i frustrację z drugiej jednak strony – wykorzystane mądrze – mogą pomóc opanować syndrom wypalenia.
Pracujmy mądrzej… niekoniecznie więcej
Myśląc o najczęściej wykonywanych w pracy działaniach, często mamy na myśli otwieranie i pracę na różnego rodzaju plikach/aplikacjach, wypełnianie wniosków biznesowych, raportów z działań/raportów finansowych, akceptację wydatków, tworzenie dokumentacji wsparcia technicznego czy wypełnianie dokumentów na szkolenia, wyjazdy służbowe, kursy czy urlopy. Okazuje się, że średnio potrzebujemy do tego czterech lub więcej aplikacji. Z kolei wprowadzanie haseł i nawigowanie po różnych interfejsach zajmuje nam około minuty i 16 sekund na każdej z nich. To około 10 minut na godzinę i sześć godzin tygodniowo, które poświęcamy na rutynowe działania w aplikacjach.
Mnogość narzędzi do pracy nasila problem z identyfikacją właściwego, gdy potrzebujemy wykonać konkretne zadanie biznesowe. To może wywołać frustrację. Jednak można się temu przeciwstawić, stosując technologie, które upraszczają dostęp czy ograniczają ilość stosowanych haseł tak, by praca była łatwiejsza i bardziej wydajna. Prostota i użyteczność, jaką wniosły one do naszego życia osobistego, dość szybko wkraczają również do naszego środowiska biznesowego i naszych miejsc pracy. Inteligentne rozwiązania zapewniające spójny dostęp do wszystkich aplikacji i treści, również na urządzeniach mobilnych, cechują się szeregiem usprawnień mających bezpośredni wpływ na podniesienie ludzkiej efektywności i produktywności. Wykorzystują takie funkcje, jak uczenie maszynowe do ustalania priorytetów czy zadań oraz automatycznie dostarczają je na urządzenia pracowników. Stosują również dynamicznie zasady bezpieczeństwa, oparte na analizie ich zachowań czy środowiska w którym pracują, co pozwala wykonywać zadania nie tylko elastycznie ale i w bezpieczny sposób.
Zgodnie z ostatnim badaniem przeprowadzonym przez Economist Intelligence Unit we współpracy z Citrix na temat ludzkiej satysfakcji z pracy firmy, które korzystają z technologii do identyfikacji, a następnie dostarczania pracownikom odpowiednich narzędzi zwiększających ich wydajność, mogą utrzymywać ich wysokie zaangażowanie i produktywność, a także poprawić własne wyniki biznesowe. Jednak co ważniejsze, eliminują złożoność, stres i frustrację, dzięki czemu ludzie mogą pozostać zaangażowani we własne obowiązki, co finalnie może uchronić ich przed wypaleniem zawodowym.
Sebastian Kisiel, Citrix Systems Poland
