Mimo, że w administracji oraz w sektorze biznesowym coraz częściej wprowadzany jest elektroniczny obieg dokumentów, to pozycja papierowych wersji wydaje się niezagrożona.
Koszty druku w polskich firmach oscylują w okolicach 8 proc. ich obrotów, podczas gdy średnia światowa to 3-5 proc. Dzięki narzędziom optymalizowania wydruku ten koszt można zbić nawet do 2 proc. obrotów.
Z badań Biblioteki Narodowej wynika, że w zeszłym roku ponad połowa Polaków nie przeczytała tekstu dłuższego niż 3 strony maszynopisu, a ponad 60 proc. nie zajrzało nawet do książki. Praktyka tak ugruntowuje się za sprawą internetu, który zmienił naszą technikę czytania: nie chcemy już czytać długich tekstów, czy czekać do następnego dnia na informacje o bieżących wydarzeniach, wolimy krótkie, zwięzłe i aktualne komunikaty.
- W 2015 r. aż 7 mln polskich podatników złożyło swoją deklarację PIT-37 w wersji elektronicznej. Fiskus przewiduje, że w kolejnym roku odsetek wniosków składanych elektronicznie wzrośnie do ponad 50 proc.
Podobną praktykę widać też w administracji. ZUS wdrożył praktykę kontroli wydruków. Informując się w sprawie w oddziale ZUS, jesteśmy pytani czy konieczne z naszego punktu widzenia jest drukowanie dokumentu – i tylko na wyraźnie życzenie dokument będzie wydrukowany. Mało tego: musimy pokwitować odebrany papier.
- ZUS.pl jest już całkowicie cyfrowy. Nie oznacza to, że danych i dokumentów nie możemy wydrukować ale ponieważ informacja jest dostępna on-line, w zasadzie nie widzimy powodu aby wykonywać wydruk. Doszło nawet do sytuacji, iż aby nie obciążać pamięci systemowej zasobami jednostkowymi – aby podejrzeć dane musimy je zamówić. Oczywiście za pośrednictwem naszego profilu w PUE, gdzie zostaną udostępnione (wystawione) na określony okres.
- Ustawa z 10 stycznia 2014 roku o cyfryzacji urzędów spowodowała otwarcie kanałów komunikacyjnych dla zwykłych obywateli, którzy mogą już komunikować się z urzędem nie tyle za pomocą maila, ale również portali internetowych. Jest to wygodne ale również uzasadnione ekonomicznie.
– Od kilkunastu lat świat zwiastuje rychłe zniknięcie dokumentu w formie analogowej. Dokumenty cyfrowe są na pewno prostsze w edycji, w dzieleniu się z różnymi użytkownikami. Pokolenie 20-latków, które nauczyło się pracy z dokumentem elektronicznym, będzie próbować wypierać papier, jednak na razie jego pozycja jest silna. Jest to spowodowane m.in. nawykami Polaków nabytymi w szkole, w pracy, w kontaktach z urzędami – komentuje dla Newseria Biznes Adam Kaliszewski, dyrektor ds. technicznych w Ediko.
Papier przetrwa?
Konkurencja między papierem a innymi mediami trwa już kilkadziesiąt lat. Koniec papieru wieszczono, gdy popularne stało się kino, radio, a potem telewizja i internet. Choć statystyki pokazują drastyczny spadek popularności papieru jako środka wymiany informacji, to nadal wydawane są tradycyjne gazety, książki papierowe sprzedają się lepiej niż e-booki, a firmy wciąż trzymają dokumenty w papierze.
Również firmy zaczynają dostrzegać wady systemu obrotu papierowymi dokumentami. Coraz częściej biznes sięga po rozwiązania pozwalające na kontrolę środowiska druku w ramach tzw. procesów MPS (Managed Print Services).
- Jedną z najczęstszych przyczyn nadmiernych wydatków jest drukowanie w formatach niższych niż nominalne dla drukarki (np. druk A4 na drukarce wielkoformatowej), bo przyspiesza to zużycie podzespołów. Kolejna pozycja to koszty energii elektrycznej zużytej do pozostawienia urządzeń w trybie czuwania. W sumie koszty korporacyjnego druku w Polsce oscylują w okolicach 8 proc. obrotów danej firmy, podczas gdy światowa średnia to 3-5 proc.
