Audyt oprogramowania: miliony strat, złe zarządzanie

Tylko 10 proc. przedsiębiorstw w Polsce zgodność licencyjna oprogramowania jest weryfikowana w trybie ciągłym

Software to już 30 proc. kosztów każdego IT. Skalowanie aktywności biznesowej może podnieść budżet na oprogramowanie do nawet kilkadziesiąt milionów złotych rocznie. Tymczasem, wg wyników badania Deloitte prawie 25 proc.  zakupionego oprogramowania nigdy nie będzie wykorzystana.

Badanie Deloitte o rynku zarządzania oprogramowaniem w Polsce przekonuje, że liczba przeprowadzanych przez producentów oprogramowania audytów będzie rosła, a bez odpowiedniego know-how i specjalistycznej technologii nie da się tym obszarem skutecznie zarządzać. Tymczasem tylko 38 proc. firm w Polsce wdrożyło narzędzie dedykowane do zarządzania oprogramowaniem.

Software Asset Management (SAM), czyli zarządzanie licencjami oprogramowania jest istotnym elementem funkcjonowania obszaru IT w każdej firmie.

Coraz częstsze audyty

Z analizy Deloitte wynika, że około jedną trzecią budżetu IT każdej firmy pochłaniają wydatki związane z oprogramowaniem. W przypadku dużych firm, na przykład banków, może to być kilkadziesiąt milionów złotych rocznie. Tymczasem okazuje się, że często są to pieniądze źle wydane. Z szacunków Deloitte wynika, że średnio 22 proc., czyli prawie jedna czwarta zakupionego oprogramowania nigdy nie zostanie użyta, a 58 proc. przedsiębiorstw płaci za wsparcie oprogramowania, z którego nie korzysta. Mechanizm ten działa również w drugą stronę.

Brakuje czasu i ludzi

Jak pokazują dane Deloitte tylko 29 proc. firm przestrzega wszystkich warunków licencji oprogramowania. W ponad połowie (54 proc.) audyty wykazały luki w procesach SAM. Tylko jedna trzecia przedsiębiorstw po przeprowadzonym audycie zdecydowała się na transformację w zakresie zarządzania licencjami oprogramowania. – Firmy w Polsce nie tylko nie mają kontroli nad tym, co się dzieje z wykupionymi przez nich licencjami, ale też wciąż bardzo rzadko decydują się na zmianę w swoim podejściu, jeśli audyt wykaże nieprawidłowości. Tymczasem producenci oprogramowania mogą nakładać na firmy bardzo wysokie kary finansowe z tego tytułu, nie wspominając już o naruszeniu zasad bezpieczeństwa teleinformatycznego – mówi Piotr Polak, Menedżer, Zespół zarządzania oprogramowaniem w Deloitte.

To reaktywne podejście może być dla firm nieopłacalne zarówno pod względem finansowym, ale także czasowym. Aż 28 proc. ankietowanych przez Deloitte firm zadeklarowało, że na obsługę audytów zgodności licencyjnej musiało przeznaczyć w ciągu ostatniego roku od 60 do 120 dni roboczych. W przypadku 48 proc. było to od 20 do 60 dni. Proaktywne podejście pozwala znacznie skrócić ten czas.

Innym problemem są ludzie. Producenci oprogramowania dysponują wieloosobowymi zespołami, które zajmują się tylko monitorowaniem warunków licencyjnych poszczególnych produktów. Tymczasem w dużych firmach zazwyczaj są to dwie lub trzy osoby (58 proc. firm), a nierzadko tylko jedna (30 proc. respondentów). – Zarządzanie oprogramowaniem w przedsiębiorstwie wymaga stworzenia silnego zespołu o odpowiednich kompetencjach. Jedna lub dwie osoby nie są w stanie odpowiednio zarządzać licencjami oprogramowania, szczególnie, gdy mówimy o dużych firmach. Aż 96 proc. badanych przez nas menedżerów ocenia poziom świadomości w obszarze SAM w swojej firmie jako niski lub średni – wyjaśnia Piotr Polak.

Nie-SAM-odzielne firmy

Prawie połowa firm (46 proc.) przyznaje, że tylko niektóre procesy SAM zostały u nich zdefiniowane, a w 23 proc. opisane i zatwierdzone. W przypadku 15 proc. firm procesy te nie zostały formalnie lub w ogóle zdefiniowane.  Aż 38 proc. ankietowanych przyznaje, że zgodność licencyjna w ich firmach jest weryfikowania jedynie w razie potrzeby. Tylko w co dziesiątej jest to proces ciągły. W przypadku 7 proc. czynności tej dokonuje się jedynie w razie audytu.

Aż 84 proc. ankietowanych wśród korzyści wdrożenia narzędzia SAM wskazało na wsparcie w przeprowadzeniu zgodności licencyjnej i pomoc w redukcji kosztów. Nie zmienia to jednak faktu, że prawie dwie trzecie firm (62 proc.) wciąż z takiej technologii nie korzysta. Zdaniem ekspertów Deloitte będzie się to zmieniać i w ciągu trzech kolejnych lat większość firm w Polsce będzie posiadać narzędzie SAM.

Milenialsi: mobilność, brak etatu i realizacja własnych planów

To czego można się spodziewać, to także wzrost zainteresowania outsourcingiem usług SAM. Trend jest już widoczny na Zachodzie i coraz częściej również w Polsce. Rodzime firmy, podobnie jak to się dzieje w innych krajach, będą korzystać z wiedzy i doświadczenia zewnętrznych ekspertów z obszaru SAM.